MICROSOFT EXCEL

Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo  que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada entre sí; Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico  independiente.

Puede pasar de una hoja de cálculo o de gráfico a otra haciendo clic en las etiquetas de las hojas, situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Puede asignar colores a las etiquetas de hojas para reconocerlas más fácilmente. La etiqueta correspondiente a la hoja activa estará subrayada en el color elegido, mientras que las demás estarán totalmente coloreadas.

Hoja de Cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.)

Hoja de Gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.

Cuando abrimos Microsoft Excel se abre una ventana como esta:

La Cual se divide en:

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

a) Barra de Estado o Título: Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el ícono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo o fichero. Si se acaba de abrir aparecera como "Libro 1".
b) Botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar: Se encuentra en la barra de estado o título en la parte derecha aparecen los íconos de minimizar ventana, maximizar/restaurar la ventana y cerrar la ventana (Estos tres íconos son típicos de Windows).
c) Barra de Menús: Se encuentra debajo de la barra de título o estado, esta barra contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús. Los cuáles son:

• Archivo
• Edición
• Ver
• Insertar
• Formato
• Herramientas
• Datos
• Ventana
• Ayuda

d) Barra de Herramientas o Iconos: En Microsoft Excel hay trece barras de herramientas predefinidas que contienes botones que proporcionan un acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente. Esta se divide en dos barras que son:

• Barra de Herramientas Estándar: Contiene botones con las opciones más utilizadas para manejar los archivos. Estos son "Nuevo", "Abrir", "Guardar", "Imprimir", "Vista Preliminar", "Ortografía", "Cortar", "Copiar", "Pegar", "Pegado Especial","Deshacer", "Rehacer" e "Hipervínculo.
• Barra de Herramientas de Formato: Contiene los botones para elegir el Tipo de Fuente, Tamaño, Tipo de Letra, Alineación, Bordes, Sombreado, Negrita, Cursiva, Subrayado, Color de Fuente y Color de Relleno.

e) Barra de Fórmulas: Está situada bajo la barra de Formato, es la barra donde se van a editarlos datos introducidos en la hoja de cálculo. Esta barra contiene cuatro elementos que son:

• Cuadro de Referencia: Recoje la dirección de la celda u objeto activo.
• Botón con la Fecha Hacia Abajo: Abre la lista con los nombres asignados a celdas o grupos de celdas.
• Cuadro con  Tres Botones: En este cuadro solo aparecen dos si se está introduciendo o modificando datos. El botón Cancelar (x) que se utiliza para anular los datos introducidos, el botón Introducir (√) que se utiliza para aceptar la entrada y el botón de Introducir/Modificar Fórmula (=) que sirve para acceder a la paleta de fórmulas que asiste al usuario en la construcción de las mismas.
• Cuadro de Edición: Muestra el contenido de la celda activa con independencia de su formato.
• Barra de Estado: Está situada en la parte inferior de la barra de edición, muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En esta barra aparecen tres áreas diferentes que son:

1. Área de Modo de Trabajo: Muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja.
2. Área de Auto calcular: Muestra cuando se tiene seleccionada dos o más celdas la suma de sus valores, o el promedio, etc.
3. Área de Estado del Teclado: Indica si determinadas teclas están o no están activadas.

f) Botones de Desplazamiento Entre Hojas: Estos se encuentran en la parte inferior izquierda Y sirven como dice el nombre para desplazarse o moverse entre las hojas, siempre y cuando esteén arias hojas en la barra de estado.

g) Libro: El propio archivo .XLS. Es el contenedor de todas las hojas de un libro, tanto de los módulos de VBA. También hay otros formatos de libros de Excel, como el .XLA (add-ins).

h) Hoja de cálculo: El libro contiene 1 o más hojas (máximo 256). Por defecto, Excel te da 16 hojas al abrir un libro nuevo. No obstante, podrás cambiar este número en Herramientas – Opciones. Además, la hoja puede presentar filas/columnas de dos maneras- A1 o R1C1 (Herramientas – Opciones – General).

Estilo    Qué significa

A1         Columnas se expresan por letras.

              Filas se expresan por números.   

R1C1    Columnas se expresan por números.      

              Filas se expresan por números.   

i) Columnas: Cada hoja contiene 256 columnas, una cifra no variable.
j) Filas: Cada hoja contiene 65.536 filas, y no se puede alterar este número. ¿Y qué pasa si suprimimos unas 10 filas? Pues, Excel nos añadirá 10 nuevas al final de la columna.

k) Celdas: Las intersecciones entre columnas y filas son las celdas. 256 col. x 65.536 líneas te dan 16.777.216 celdas en cada hoja. Es decir suficiente.

Contenido de celdas: Una celda puede contener 3 tipos de datos.

• texto
• números (valores)
• fórmulas (ecuaciones o funciones propias de Excel/usuario)

l) Formato de celda: Aparte del contenido, la celda también guarda un formato. El formato dice, por ejemplo, que el valor de la celda se va a poner en negrita y cursiva. La distinción entre valor y formato es muy importante de entender.

Contenido:

• VBA-Macros
• VBA-Ejemplos
• Atajos
• General
• Formatos
• Fórmulas
• SQL
• Enlaces